Schlussfolgerungen und Beispiele mit K2 smartforms

Es folgt der dritte und letzte Beitrag meiner kleinen Serie zum Thema "Formularbasierte Geschäftsanwendungen". Heute werde ich meine Schlussfolgerungen bloggen und ein paar K2 smartforms Beispiele aufzeigen. Im ersten Artikel "Formulare und K2 - Eine Gegenüberstellung von K2 smartforms und InfoPath" habe ich einen kleinen Überblick gegeben welche Möglichkeiten es zum Erstellen von Formularen in K2 gibt. Und der zweite Artikel "Wie verhalten sich K2 smartforms und InfoPath zur Laufzeit" hat sich um die Thematik der Ausführung der Formulare gedreht.

Wie hier am 31.01.2014 von Microsoft bekannt gegeben, wird InfoPath 2013 sowie InfoPath Forms Services in SharePoint 2013 die letzte Version dieses Produktes sein. Es wird ein Support dieser Version bis April 2023 angeboten. Microsoft empfiehlt auch weiterhin den Einsatz von InfoPath und arbeitet an Migrationsmöglichkeiten, die in Q4 2014 veröffentlicht werden sollen. Jede Migration bedarf in der Regel einem zusätzlichen Aufwand, das wird auch hier nicht anders sein. Inwiefern man eine Migration automatisieren kann ist zum jetzigen Zeitpunkt nicht abzusehen. Zunächst muss man wohl seine vorhandenen Anwendungen die mit den älteren Versionen von InfoPath laufen auf die 2013er Version anheben. Das würde dann auch bedeuten, dass es einen mehrstufigen Migrationsplan geben würde. Meiner Meinung nach sollte man besser früher nach einer Alternative suchen, um nicht weiterhin auf InfoPath setzen zu müssen und dann vor die Migrationsproblematik gestellt wird. Und was würde da näher liegen wie K2 smartforms. Ich habe in den vorherigen Beiträgen bereits einen groben Überblick/Gegenüberstellung über die Produkte gegeben und werde jetzt meine Schlussfolgerungen zusammengefasst aufzeigen.

• K2 smartforms ist nativ in das K2 Produkt integriert um effizient Formulare zu gestalten. Diese Integration ermöglicht ein einfaches und schnelles Zusammenspiel von Daten und Workflows. InfoPath ist wie bereits erwähnt in der letzten Version verfügbar und somit eigentlich zu vernachlässigen.

• InfoPath speichert seine Daten als XML. K2 smartforms kann seine Daten in SQL-Server, SharePoint-Listen und weiteren Backend-Systemen speichern. Auswertungen und Berichte können somit relativ einfach (z.B. Reporting Services) erstellt werden.

• K2 smartforms kann sich ohne Programmierung mit einer Reihe von LoB-Systemen verbinden, wobei InfoPath auf SharePoint und Web Services beschränkt ist (und diese Web Services häufig programmiert werden müssen um ein zu verarbeitendes Format zu erhalten).

• Die in K2 smartforms erstellten Views können in jeder anderen K2 Anwendung per Drag & Drop wiederverwendet werden. Views/Sichten die in InfoPath erstellt werden, sind nur für das zugehörige Formular im Zugriff.

• K2 smartforms bietet die Nutzung von Subforms, d.h. man kann aus einem Formular ein zweiten Formular (Popup) öffnen und sich so z.B. detaillierte Daten/Informationen anzeigen lassen. Das ist in Info Path nicht möglich.

• Zudem unterstützt K2 smartforms auch das Tabbing, so dass man ohne Probleme ein aufgeräumtes Formular erstellen kann (siehe Screenshots).

• Das Picker Control welches mit jeder verfügbaren Datenquelle auf dem K2 Server genutzt werden kann ist ebenfalls von großem Vorteil. InfoPath bietet lediglich den People Picker, der jedoch fest an eine Datenquelle gebunden ist.

• InfoPath lädt beim Initialisieren des Formulares sequentiell alle implementierten Datenverbindungen, dass kann zu erheblichen Performance-Problemen führen. In K2 smartforms gibt es die Möglichkeit die Datenverbindungen zu gruppieren und entsprechend zu konfigurieren, so dass eine Optimierung des Ladevorganges erzielt wird.

• InfoPath erschwert einem das Leben bei der Nutzung von Pflichtfeldern. Befinden sich z.B. Pflichtfelder auf einer 2. View (die erst später im Formular benötigt wird) so muss man dies über Regeln steuern, dass man ein Formular absenden kann. Das kann sehr komplex werden, da man alle möglichen Fälle abfangen muss und dies für jedes einzelne Pflichtfeld. K2 smartforms bietet eine Validationsregel an, in der man die Pflichtfelder auswählen kann und keine weiteren Regeln implementieren muss.

• Datenbindung zu einem K2 Smartobject oder auch anderen Datenquellen bedarf einem erheblichen manuellen Aufwand bei der Nutzung von InfoPath. Es muss jedes Feld manuell gemappt werden. Für die einzelnen Methoden, wie z.B. Erstellen und Löschen muss dies ebenfalls manuell konfiguriert werden. Dieser Aufwand kann sehr schnell wachsen. K2 smartforms bedarf dieser manuellen Zuordnung nicht.

Ich werde nun noch ein paar Beispiele (Event Registration Application) aufzeigen, damit man sich auch einen kleinen bildlichen Überblick über K2 Smartforms verschaffen kann. 

Im Folgenden Screenshot sieht man eine Liste von Events.

Wenn man z.B. ein Event auswählt, so werden im unteren Bereich die Details zu diesem Event angezeigt und es besteht die Möglichkeit direkt Änderungen vorzunehmen.

Der nächste Screenshot zeigt die bereits angemeldeten Personen. Es handelt sich bei den einzelnen Anzeigen (Views) um ein Formular, jedoch Daten aus unterschiedlichen Datenquellen.

Hier kann man gut erkennen, dass eine nicht valide Email-Adresse eingetragen wurde. Diese Überprüfung steht standardmäßig zur Verfügung und muss nicht programmiert werden.

 




























Die Email-Adresse wurde korrigiert und als valide erkannt.

 





























Im Folgenden kann man sehen, wie eine Registrierungseite mit K2 smartforms aussehen kann, die man der Öffentlickeit (Anonymous Access) zur Verfügung stellen kann.

Ich hoffe dass ich einen Überblick bzgl. Formulare in K2 geben konnte.

Viele Grüße,
Patrick


Fragen können gerne an patricks(at)k2(dot)com gesendet werden.